B² Berlin
Wir unterstützen Sie bei der praxisnahen Umsetzung der GoBD
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
Quick Check
Der Quick-Check ist eine kurzgefasste Überprüfung des Ist-Zustandes im Rahmen eines persönlichen Gespräches mit Ihnen vor Ort. Wir ermitteln mit einem von uns speziell ausgearbeiteten Prüfprogramm die derzeitigen Verfahren im Unternehmen in Bezug auf den Umgang mit steuerlich relevanten Dokumenten. Als Ergebnis erhalten Sie einen ersten Überblick über die aktuelle Abdeckung der GoBD in Ihrem Unternehmen und damit verbunden die ersten sinnvollen Handlungsempfehlungen. Sie können nun entscheiden, wie Sie weiter vorgehen wollen. Wir stehen an Ihrer Seite und unterstützen Sie gerne bei dem nächsten Schritt.
Konzeptentwicklung
Wir führen zunächst eine Feinanalyse der Ist-Situation durch. Auf dieser Basis erstellen wir ein für Ihr Unternehmen zugeschnittenes Umsetzungskonzept zur Schließung der evtl. vorhandenen Lücken. Dabei werden alle erforderlichen Schritte, die zur Erreichung einer GoBD-Konformität führen, einschließlich evtl. Hard- und Software und weiterer Dienstleistungen, in einem Kosten- und Zeitplan übersichtlich und nachvollziehbar zusammengestellt. Dabei achten wir stets darauf, dass alle relevanten Informationen für Sie verständlich sind, denn am Ende entscheiden Sie über die Realisierung. Kommunikation auf Augenhöhe ist unser Ziel.
Realisierung
Wir projektieren für Sie die komplette Implementierung. Angefangen von der Ausschreibung aller erforderlichen und sinnvollen Leistungen, wie z.B. der Hard- und Software und evtl. auch weiterer Dienstleister, bis hin zur vollständigen Implementierung. Je nach Bedarf organisieren wir auch Schulungen oder trainieren einzelne Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen. Erst wenn alle Maßnahmen für eine GoBD-konforme IT-Umgebung vollständig umgesetzt wurden, sind wir am Ziel.
Audit
Um sicherzustellen, dass auch nach der Herstellung einer GoBD-konformen Umgebung in ihrem Unternehmen ihre IT-Systeme und Abläufe im Betrieb nachhaltig richtig und vollständig genutzt werden, bieten wir Ihnen ein Audit an. Diese zyklische Überprüfung der jeweiligen, aktuellen Situation dient dazu, Ihnen die Sicherheit zu geben, auch über die Realisierung hinaus GoBD-konform zu agieren.
Erstellung einer Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation (VFD) ist ein zentrales Element der GoBD. Sie wird unabhängig von der Unternehmensgröße, der Umsatzgröße oder Unternehmensform vorausgesetzt. Bei unseren Kunden stellen wir immer wieder fest, dass bereits ein Großteil der GoBD-Vorgaben in den Unternehmen vorhanden bzw. berücksichtigt, jedoch nicht in einer Verfahrensdokumentation dokumentiert wurden.
Doch genau diese Verfahrensdokumentationen werden im Rahmen von Betriebsprüfungen immer häufiger, auch im Vorfeld der eigentlichen Betriebsprüfung, abgefragt. Liegt diese dann nicht vor, so ist es dem Betriebsprüfer nur schwer möglich, sich lt. GoBD in angemessener Zeit einen Überblick über ihre im Unternehmen vorhandenen IT-Systeme (Vor- und Nebensysteme beim Unternehmer) und die dazugehörigen Prozesse bezüglich der steuerrelevanten Dokumente zu verschaffen. Das kann zu Hinzuschätzungen führen.
Um die Erstellung der Verfahrensdokumentation für ein Unternehmen zu beschleunigen, haben wir nach derzeitiger Sicht ein komplettes Template bzw. eine Standardvorlage entwickelt. Anhand dieser Vorlage ist es möglich, in vergleichsweise kurzer Zeit ein auf die Bedürfnisse und Abläufe eines Unternehmens angepasstes Dokument zu erstellen. Es ist nicht notwendig, immer wieder von vorne neu zu beginnen.
Wir erstellen für Sie die Verfahrensdokumentation oder wir helfen Ihnen, wenn Se sie selbst erstellen wollen, z.B. in dem wir ihre Unterlagen qualifizieren bzw. sie dabei unterstützen. Egal wie, am Ende halten sie eine vollständige Verfahrensdokumentation in der Hand.
B² Berlin Shop
In unserem separatem Shop bieten wir Ihnen Muster-Verfahrensdokumentationen, die im Rahmen der GoBD vorausgesetzt werden, zum Download an. Diese Muster-Vorlagen eignen sich in dieser Form ausschließlich für Kleinstunternehmen (Einzelunternehmen). Nähere Informationen entnehmen Sie bitte der jeweiligen Artikelbeschreibung im Shop.
Alle dort erhältlichen Muster-Vorlagen stellen wir Ihnen als frei editierbares Word-Dokument zur Verfügung, damit Sie sofort und zukünftig absolut frei in der inhaltlichen Gestaltung (Format und Inhalt) sind. So können Sie ihre eigene Verfahrensdokumentation auch individuell auf ihr Unternehmen anpassen und auf den aktuellen Stand halten, ganz so, wie es die GoBD erwarten.
Unseren Shop können Sie hier öffnen:
Die GoBD
Auch ein Motivator, um Arbeitsprozesse und deren zugehörige IT-Systeme optimal zu gestalten und zu leben
GoBD – Auch für Nicht-Kaufleute eine Pflicht
Seit Anfang 2015 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) des Bundesfinanzministeriums für jeden Unternehmer bzw. jedes Unternehmen. Darin sind auch von der Buchhaltungspflicht befreiten Berufe eingeschlossen, wie z.B. Freiberufler, Ärzte oder Rechtsanwälte. Damit sind alle Unternehmer nun angehalten, die GoBD für alle steuerlich relevanten Dokumente umzusetzen, insbesondere dann, wenn das nicht schon bereits auf Basis der Vorgängeranweisungen GoB, GoBS, GoBdU und GoBIT erfolgt ist.
GoBD – Verschärfungen und Zusätze
Die GoBD löst jedoch nicht nur die bisherigen Anweisungen ab, sie präzisiert diese und enthält auch einige Verschärfungen und Zusätze. Die Nichteinhaltung der GoBD wird nach derzeitigem Stand im Rahmen einer Betriebsprüfung als formaler Fehler angesehen und kann ggfs. mit Strafen belegt werden oder bis zur vollständigen Verwerfung der Buchführung führen.
GoBD – Wie erfolgt die Umsetzung in der Praxis?
In unserer langjährigen Praxis in der Unternehmensberatung mit den Schwerpunkten der Prozessanalyse und der IT, stellen uns unsere Kunden nunmehr häufig die Frage, wie sie die GoBD in ihrem Unternehmen berücksichtigen bzw. implementieren sollen. Sie selbst wissen nicht genau, wie diese Vorgaben sinnvoll zu integrieren sind.
Doch warum ist das so schwierig?
GoBD - Die Verwaltung sagt nur: „Macht es richtig.“
Die Anforderungen der GoBD sind lediglich funktional beschrieben und enthalten keine praktischen Beispiele wie das in der Praxis erfolgen könnte, so dass sich ein Unternehmer bei der Umsetzung daran orientieren kann. Hinzu kommt noch, dass Unternehmen i.d.R. bereits IT‑Systeme mit entsprechend individuellen und komplexen Ausprägungen im Einsatz haben. Hier besteht die Herausforderung darin, die vorhandenen IT-Systeme und deren zugehörige Prozesse mit den funktional beschriebenen Anforderungen der GoBD abzugleichen. Eventuelle Lücken sind dann sinnvoll in einem machbarem Zeit- und Kostenrahmen zeitnah zu schließen.
Ideal: Das Zusammenwirken aller Beteiligten
In der Umsetzung der GoBD spielen aus unserer Sicht drei wesentliche Bereiche eine wichtige Rolle: Das Unternehmen, der Steuerberater und B² als Berater. Zu beachten ist das Unternehmen mit den dazugehörigen IT-Systemen und Ablaufprozessen, sowie die dazugehörigen, steuerrelevanten Aspekte. Der Unternehmer kennt sein Geschäft mit seinen Kernkompetenzen, der Steuerberater kennt die dazugehörigen steuerrelevanten Aspekte. Wir übernehmen die Optimierung und Anpassung der bestehenden IT-Systeme und Ablaufprozesse und zwar so, dass für beide Seiten – also der des Unternehmens und der des Steuerberaters – eine optimale Lösung entsteht. Für eine effektive Realisierung der GoBD-Vorgaben ist daher eine Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmer, dem Steuerberater und uns ideal.
GoBD - Spart die Umsetzung der Anforderungen auf Dauer nicht Ihr Geld?
Keine Frage: die GoBD stellt sicherlich teilweise hohe Anforderungen an die Unternehmen. Doch sind nach unser langjährigen Erfahrung in der Unternehmens- und IT-Beratung die Anforderungen aus der GoBD, wie z.B. die der Unveränderbarkeit, der Richtigkeit, der Nachvollziehbarkeit, der Wiederauffindbarkeit oder der Sicherung der Daten gegen Verlust – keineswegs nur „überhöhte Anforderungen“ einer Behörde. Das Gegenteil ist vielmehr der Fall. Schauen wir uns diese Themen genauer an, so stellen wir fest, dass der Großteil der Anforderungen für jedes Unternehmen doch im Grunde genommen eine Selbstverständlichkeit sein sollte. Denn die in der GoBD aufgeführten Forderungen sind im Kern eigentlich nichts anderes, als essentielle und bereits seit langem bekannte Verfahren, die uns Unternehmern bei der Unternehmensführung helfen. Diese bilden so eine wesentliche Grundlage, um auch über 10 Jahre hinweg nicht den Durchblick zu verlieren, sondern um den Überblick über das Geschäft zu behalten. Gerade mit zunehmender Größe und Komplexität eines Unternehmens ist dies doch mehr als sinnvoll. Das gilt unserer Meinung nach auch nicht nur für die steuerrelevanten Daten, wie die GoBD es fordert, sondern macht für alle Daten bzw. Informationen in einem Unternehmen Sinn. Wir sehen die GoBD daher nicht nur als Treiber, sondern auch als Motivator, ihre Arbeitsprozesse und deren zugehörige IT-Systeme optimal zu gestalten und zu leben. Auch wenn die Implementierung Investitionen mit sich bringt, so senkt ein effektives Gesamtsystem im laufenden Betrieb schon nach kurzer Zeit die laufenden Kosten.